Portale

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Shared mailboxes | Gruppen | Verteiler-Gruppen

Ändern der E-Mail-Adresse auf die eigene benutzerdefinierte Domäne
Erstellen einer unternehmensweiten Signatur | Verhinderung doppeltes anfügen
Verwenden von Outlook und Teams zusammen
Erstellen eines geteilten Kalenders
Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach
E-Mail-Weiterleitung | Weiterleitung ohne eigenes Postfach | Externes Weiterleiten erlauben: hier unter Antispam-Ausgangsrichtlinie oder individuell laut Link links:
(vorher nötig: Enable-OrganizationCustomization)
=> Richtlinien und Regeln/Bedrohungsrichtlinien/Antispamrichtlinien: Antispam-Ausgangsrichtlinie (Standard): Schutzeinstellungen bearbeiten: Weiterleitungsregeln: EIN:

Festlegen externes Weiterleiten: Set-HostedOutboundSpamFilterPolicy -Identity "Default" -AutoForwardingMode On
Prüfen: Get-HostedOutboundSpamFilterPolicy | Select Name,AutoForwardingMode

Name AutoForwardingMode
---- ------------------
Default On


Verschieben von Benutzern zu anderen Abonnementen

Mitarbeiter geht | User schnell überall abmelden

setup info

Telekom Tipps

Einrichtung

Öffentliche Ordner | Öffentliche Ordner MS
Gruppen-Mailadresse ändern
Sprache der Outlook-Ordner ändern: Outlook Web: Zahnrad "Einstellungen" >Ihre App-Einstellungen >Mail : Allgemein > Region und Zeitzone > Sprache
Signaturen | Felder
2FA-Aufforderungen deaktivieren: Azure Active Directory/Eigenschaften, unten "Sicherheitsstandards verwalten" (Link | Help)
2FA pro User zurücksetzen: hier. Dort in die "MFA-Einstellungen für Benutzer" und alle drei Haken setzen zum Resetten.

dort

Tipps:
Öffentliche Ordner brauchen Mindest-Recht "Anonym / Dateien erstellen", wenn Mails aus dem Internet zugestellt werden sollen.

Problem: Öffentliche Ordner Postfach ist Sekundäre Hierarchie: Forum
Get-Mailbox -PublicFolder | Update-PublicFolderMailbox -InvokeSynchronizer -SuppressStatus

Sicherheit
Kenntwortablaufrichtlinie: Setting | Info

Prozesse

Urlaubsvertretung: Recht Mitwirkender auf Postfach oder Eingang+Unterordner (rechte Taste) und in Kontoeinstellungen bei Vertretung mitöffnen lassen: Link1
User geht: Link MS

SharePoint
Map Drive:
Internet-Explorer starten, Internetoptionen, Vertrauenswürdige Site hinzufügen: https://firmenname.sharepoint.com/
Dann aufrufen im Internet Explorer und Sicherstellen, dass Login mit gespeicherten Credentials funktioniert (meist schon automatisch, wenn MS-Konto bei WIndows zentral hinterlegt)
dann per Login-Skript: net use x: \\firmenname.sharepoint.com
Rechte
https://support.microsoft.com/de-de/office/ändern-der-berechtigungen-für-einen-unterordner-5427bd7c-f20a-4f75-8cf2-5359dd45a1a6

How to migrate company file shares and mapped drives to Office 365 using the SharePoint Migration Tool

Maintenance

M1 Autoreply für gemeinsame Postfächer, Weiterleitung

Problemlösungen

Anmeldung
Ändern der E-Mail-Adresse des persönlichen Kontos/Privatkontos Löschen Privatkonto
beim Löschen ggf. Hinweis auf verlassen der Organisation. Dies betrifft normal zuvor angelegte "private" Teams.

How to remove spacing between e-mail body and signature
Disclaimer Or Signature Contains Line Spaces In Web-Based Mail

How to set up a multifunction device or application to send email using Microsoft 365 or Office 365 (SMTP)

Regeln/Autoreply für weitere Postfächer: in Outlook Web oben rechts auf Usersymbol und "weiteres Postfach öffnen"

OneDrive Kontextmenü fehlt | OneDrive auf Mac zurücksetzen
Team/Gruppe gelöscht/wiederherstellen: Azure/Dashboard->Alle anzeigen->Gruppen/Gelöschte Gruppen->wiederherstellen

Limits/Begrenzugen Pfadlänge, Dateinamen: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits

TPM Module Fehler 80090016 beim Anmelden: Link :
- Windows 10: unter "Eigenes Konto verwalten"-> "Auf Arbeits- oder Schulkonto zugreifen" und Konto dort einrichten.
Notfalls noch In Ordner %LOCALAPPDATA%\Packages\Microsoft.AAD.BrokerPlugin_cw5n1h2txyewy alles löschen was geht

Postfach/Mailbox löschen, wenn z.b. von 500 redirect/Weiterleitungen-Fehler geplagt: 1. Mail-Daten sichern, 2. Lizenz entziehen, 3. PS>Set-User benutzer@domain.de -PermanentlyClearPreviousMailboxInfo, 4. Liozenz zurückgeben (evtl. auch keine Lösung)

Teams zeigt Online-Status für einen Mitarbeiter nicht mehr an, in der Teams-Verwaltung taucht der User ebenfalls nicht auf. Lösung: Teams-Lizenz entziehen/neu vergeben, also im Normalfall die 365-Produktlizenz dem User wegnehmen, speichern und gleich wieder neu vergeben.

Kalender

Kalenderfreigabe zwischen Firmen/Organisationen: Exchange Admin Center/Organisation, Info
Raum-Postfächer für Räume und Ressourcen, Link2

Outlook

Ordner anzeigen: STRG+6
Tastenkombinationen
Dupilkate löschen
How to open a shared calendar from an Outlook sharing invitation
Sync-Probleme mit sekundären Postfächern
XML-Fehler beim Starten von Outlook: [profilname].xml löschen in Ordner %appdata%/Microsoft/Outlook
Outlook will Bilder nicht anzeigen (+andere Fehlermöglichkeit)

Postfach / mailbox

POP/IMAP | POP/IMAP threat analysis and prevention
Automatic forwarding (Spam-Management: Start/Richtlinie/E-Mail-Filterung
 

SharePoint / OneDrive

Admin muss Sharepoint Sync mit OneDrive App für User erlauben
OneDrive-Leitfaden | OneDrive Mac
Sync SharePoint and Teams files with your computer

tweak/Feineinstellungen

MyAnalytics abbestellen (Microsoft Dynamics/weekly digest), Admin\Einstellungen\Einstellungen der Organisation\MyAnalytics oder pro Benutzer
Microsoft Viva abbestellen, Admin\Einstellungen\Einstellungen der Organisation\Briefing E-Mail von Microsoft Viva oder pro Benutzer (infos MS) - LINK

Powershell

Powershell: https://docs.microsoft.com/de-de/powershell/exchange/connect-to-exchange-online-powershell?view=exchange-ps
ps>Find-Module -Name ExchangeOnlineManagement | Install-Module

Install-Module AzureAD
Update-Module -Name AzureAD

Enable SMTP AUTH: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission
#Set-CASMailbox -Identity <MailboxIdentity> -SmtpClientAuthenticationDisabled <$true | $false | $null>

Add User to Box: #Set-Mailbox "John Doe" -EmailAddresses @{add="john.doe@contoso.com","doe@contoso.com"} Link
Set default calendar rights (None<Reviewer<Author<Editor<Owner):
#foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) { Set-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendar" -AccessRights Reviewer -User Default }
#foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) { Set-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Kalender" -AccessRights Reviewer -User Default }
View/Add/Remove calendar right:
äGet-MailboxFolderPermission -Identity BENUTZER:\Kalender
#Add-MailboxFolderPermission -identity "BENUTZER:\Kalender" -AccessRights Owner -User robke
#Remove-MailboxFolderPermission -identity "BENUTZER:\Kalender" -User robke
#foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) { Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendar" -AccessRights Owner -User Robke }

Rechte auf ganze Postfächer (link)
Rechte entziehen (z.B. wenn es im Portal nicht klappt)
#Remove-MailboxPermission -Identity "Betroffenes Postfach" -User "Olaf Robke" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Automapping aus: #Remove-MailboxPermission -Identity "HR Postfach" -ClearAutoMapping

List Mailbox folders: $Get-Mailbox john.doe | Select-Object alias | foreach-object {Get-MailboxFolderStatistics -Identity $_.alias | select-object Identity}
Email-Weiterleitung/Forwarding: MSinfo
Postfach+Weiterleitung: #Set-Mailbox -Identity "Olaf Robke" -DeliverToMailboxAndForward $true -ForwardingSMTPAddress "com@puter.de"
Nur Weiterleitung: #Set-Mailbox -Identity "Olaf Robke" -ForwardingAddress "com@puter.de"

List user memberships:
Get-User user@firma.de | select -ExpandProperty DistinguishedName
Get-Recipient -Filter "Members -eq 'CN=user,OU=firma.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange Hosted Organizations,DC=EURPR03A009,DC=prod,DC=outlook,DC=com'"

Alias zu Postfach hinzufügen:
Set-Mailbox Orga -EmailAddresses @{add='MAILADRESSE'}

Zeitzone festlegen, (mit Localize... dazu auch die Mailordnernamen):
#Get-MailboxRegionalConfiguration -Identity ROBKE
#Set-MailboxRegionalConfiguration -Language "de-DE" -DateFormat "dd.MM.yyyy" -TimeFormat "HH:mm" -TimeZone "W. Europe Standard Time" -LocalizeDefaultFolderName -Identity ROBKE
#Get-Mailbox -ResultSize unlimited | ? {$_.RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-MailboxRegionalConfiguration -Language "de-DE" -DateFormat "dd.MM.yyyy" -TimeFormat "HH:mm" -TimeZone "W. Europe Standard Time" -LocalizeDefaultFolderName

Neuer Benutzer

1. Benutzer anlegen: https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/users
2. in Azure Benutzerdaten vervollständigen: https://aad.portal.azure.com/
3. in EAC zu Gruppen hinzufügen: https://outlook.office.com/ecp/?form=eac&mkt=de-DE

Auflisten von vergleichbarem Kollegen mit Powershell:
$dn = (Get-Mailbox BENUTZERNAME).DistinguishedName
Get-Recipient -Filter "Members -eq '$dn'" -RecipientTypeDetails GroupMailbox,MailUniversalDistributionGroup,MailUniversalSecurityGroup
z.B. Get-Recipient -Filter "Members -eq 'CN=VORNAME.NACHNAME,OU=testreafina.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange Hosted Organizations,DC=DEUP281A002,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM'" -RecipientTypeDetails GroupMailbox,MailUniversalDistributionGroup,MailUniversalSecurityGroup
 

4. in privatem Fenster in Outlook anmelden und Sprache einstellen: https://outlook.office.com/mail/

5. in Sharepoint ggf. hinzufügen zu eingeschränkten Sharepoints: https://testreafina.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx?

Daten

Daten:
IMAP/POP: outlook.office365.com (SSL/TLS) 993
SMTP: smtp.office365.com (STARTTLS) 587

SMTP mit Shared Mailbox

#Azur-Passwort für Shared Mailbox festlegen und Passwortrichtlinien dabei anpassen
#SMTP erlauben
#https://blog.icewolf.ch/archive/2020/10/19/exchange-online-send-mail-with-smtp-auth-from-a-shared.aspx
$MBXname=info@tralala.de

Import-Module AzureAD
Connect-AzureAD
Get-AzureADUser -SearchString $MBXname
Set-AzureADUserPassword -ObjectId 3645cb80-1e16-430a-8164-8dbbf610c6f9 -ForceChangePasswordNextLogin $false -EnforceChangePasswordPolicy $false
Get-CASMailbox -Identity $MBXname
Set-CASMailbox -Identity $MBXname -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Get-TransportConfig | Format-List SmtpClientAuthenticationDisabled
Set-TransportConfig -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Copilot Studio
Rechte vergeben an User: https://admin.powerplatform.microsoft.com, in der alten Ansicht: Umgebungen->Firma öffnen, Zugriff->Benutzer->alle anzeigen, Benutzer auswählen->Sicherheitsrollen verwalten, Systemadministrator hinzufügen.